Form letter in German for requesting genealogical information from an institution

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(Date)

(Your Street Address)
(Your City, State and Zip Code)

(Name of Institution)
(Street Address of Institution)
(City, State and Zip Code)

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die Erstellung meines Familienstammbaums benötige ich eine Kopie einer/eines (record type) für meine(n) (your relationship to this person) (full name of person). Der/die (name of event) fand am bzw. um den (date) in (town, county, state of event) statt. Der Name der Eltern dieser Person ist (parents' names, if you know them).

Anbei ein Scheck zur Begleichung Ihrer Unkosten sowie ein freigemachter und adressierter Rückumschlag. Vielen Dank für Ihre Bemühungen.

Mit freundlichen Grüßen

(Your Name)